С чего начать автоматизацию в компании

Автоматизацию почти всегда начинают не с того конца. Сначала выбирают самый больной процесс — обычно самый запутанный, — месяцами его описывают, а потом бросают, потому что к финалу процесс успевает измениться. Между тем первые результаты нужны быстро: без них проект теряет поддержку внутри компании.

Разумнее начинать с участков, где работа повторяется дословно, правила уже записаны, а ошибка стоит дорого. Такие участки есть в любой компании, и они редко выглядят впечатляюще — именно поэтому их пропускают.

Как найти процесс, с которого стоит начать

Полезно задать четыре вопроса — и честно ответить на них цифрами, а не ощущениями.

Как часто это повторяется? Задача, которая возникает раз в квартал, не окупит настройку. Та, что повторяется по двадцать раз в день, окупится за недели.

Сколько времени уходит на один раз? Считайте вместе с переключением между программами, поиском нужного файла и уточнениями у коллег. Обычно выясняется, что «минутная» операция занимает восемь минут.

Насколько правила устойчивы? Если условия меняются каждый месяц, сначала нужно договориться о правилах, а уже потом автоматизировать. Автоматизация закрепляет процесс — в том числе неудачный.

Что стоит ошибка? Опечатка в номере телефона — это потерянный лид. Ошибка в сумме счёта — это разбор с бухгалтерией и клиентом. Чем дороже ошибка, тем выгоднее убрать из операции человека.

Четыре процесса, которые обычно забирают больше всего времени

Обработка входящих заявок

Заявки приходят с сайта, из почты, мессенджеров и по телефону, а дальше их руками переносят в общий список. На этом переносе теряются и данные, и сами заявки: кто-то не успел, кто-то не увидел. Сквозной сбор в одно место с автоматическим распределением ответственных закрывает проблему целиком и обычно даёт заметный результат в первую же неделю.

Повторяющиеся документы

Договоры, счета, акты и коммерческие предложения отличаются друг от друга десятком полей, а собираются каждый раз заново. Шаблон, в который данные подставляются из карточки клиента, экономит часы и, что важнее, исключает расхождения между документом и базой.

Напоминания и контроль сроков

Любая работа, где нужно «не забыть вернуться через три дня», держится на памяти сотрудника. Автоматические напоминания и задачи по сценарию снимают этот груз и убирают самую обидную потерю — сделку, про которую просто забыли.

Отчёты

Если отчёт собирается копированием из нескольких таблиц, он всегда отнимает полдня и всегда немного неверен. Отчёт, который строится из той же базы, где идёт работа, не требует ни времени, ни сверки.

Как посчитать выгоду заранее

Формула простая: количество повторений за месяц × время на одно повторение × стоимость часа сотрудника. Полученная сумма — верхняя граница экономии. Из неё вычитаются стоимость настройки и поддержки, и становится видно, окупается затея или нет.

Считать стоит до внедрения, а не после: расчёт отсеивает процессы, где автоматизация обойдётся дороже ручной работы. Отдельно учтите стоимость ошибок — их обычно не считают, хотя именно они дают основную часть выгоды.

Чего делать не стоит

Автоматизировать беспорядок. Если процесс не описан и каждый делает по-своему, автоматизация просто ускорит разнобой. Сначала договорённость, потом настройка.

Начинать с самого сложного. Сложный процесс требует долгой подготовки, а результат появляется нескоро. Первым лучше брать тот, где выигрыш очевиден и виден всем.

Оставлять процесс без хозяина. У автоматизации должен быть человек, который отвечает за правила и меняет их, когда меняется работа. Без него сценарии устаревают за несколько месяцев и начинают мешать.

Что делать дальше

Выпишите процессы, которые повторяются каждый день, и прогоните каждый по четырём вопросам выше. Два-три участка наберут очевидно больше остальных — с них и начинайте.

Если нужна помощь с расчётом или внедрением, расскажите о своей задаче: мы больше пяти лет занимаемся автоматизацией процессов и устранением человеческого фактора — от сбора заявок в CRM Gravity RPA до отраслевых решений вроде кабинетов застройщика и брокера.